Format koperty biurowej najlepiej dobrać do wielkości dokumentu i tego, czy można go złożyć. DL (110 × 220 mm) pasuje do standardowego listu A4 złożonego na trzy części. C6 (114 × 162 mm) mieści kartę A6 lub arkusz A4 złożony do formatu A6, natomiast C5 (162 × 229 mm) pozwala wysłać A5 bez składania albo A4 złożone na pół. Jeśli dokument A4 powinien pozostać płaski, potrzebna będzie koperta C4 (229 × 324 mm). B4 (250 × 353 mm) daje jeszcze większy zapas miejsca i sprawdza się przy grubszych przesyłkach.
DL, C6, C5, C4 czy B4? Rozmiar zależy od sposobu wysyłki dokumentu
Przy wyborze koperty łatwo kierować się wyłącznie jej wymiarami. Znacznie prostsza metoda polega jednak na rozpoczęciu od dokumentu, który ma trafić do środka. Innej koperty wymaga pojedyncza faktura, innej podpisana umowa, a jeszcze innej katalog lub komplet materiałów szkoleniowych.
Najczęściej używane formaty kopert biurowych należą do serii C i B. W korespondencji firmowej bardzo popularny jest również format DL. Ich standaryzowane rozmiary pozwalają łatwo dopasować kopertę do typowych arkuszy papieru A4, A5 czy A6.
Koperta DL – standard do codziennej korespondencji
DL ma wymiary 110 × 220 mm. Jej charakterystyczny, podłużny kształt dobrze pasuje do arkusza A4 złożonego na trzy części. Z tego powodu właśnie ten format często pojawia się w codziennej korespondencji firmowej i urzędowej.
Do kopert DL trafiają między innymi faktury, pisma przewodnie, wezwania, informacje dla klientów czy pojedyncze oferty. Przy dużej liczbie podobnych wysyłek niewielki format ułatwia również przechowywanie zapasu kopert i przygotowanie korespondencji seryjnej.
W sprzedaży dostępne są koperty biurowe DL zarówno bez okienka, jak i z okienkiem adresowym. Ten drugi wariant pozwala wykorzystać dane odbiorcy wydrukowane bezpośrednio na dokumencie.
C6 sprawdzi się przy kartkach i niewielkich materiałach
Koperta C6 mierzy 114 × 162 mm. Można umieścić w niej kartę A6 bez składania, kartę A5 złożoną na pół albo arkusz A4 złożony dwukrotnie do rozmiaru A6.
To format częściej spotykany przy zaproszeniach, kartach informacyjnych, voucherach czy krótkich materiałach promocyjnych niż przy typowych listach biznesowych. Jest bardziej kompaktowy od DL, ale jednocześnie mniej wygodny wtedy, gdy firma chce złożyć arkusz A4 wyłącznie na trzy części.
C5 – gdy dokument może być złożony tylko raz
Przy dokumentach, których nie chcemy składać kilka razy, dobrym rozwiązaniem jest C5. Koperta C5 ma wymiary 162 × 229 mm, dlatego mieści arkusz A5 w całości oraz A4 złożone na pół.
Taki sposób pakowania przydaje się przy kilku- lub kilkunastostronicowych materiałach, broszurach, ofertach handlowych i dokumentach, które po otwarciu powinny prezentować się schludniej niż list kilkukrotnie złożony.
C5 daje też większy zapas miejsca niż DL. Nie oznacza to jednak, że zawsze będzie lepszym wyborem. Przy pojedynczej fakturze lub krótkim piśmie większa koperta zwykle nie daje żadnej przewagi, a zajmuje więcej miejsca podczas magazynowania i wysyłki.
Koperta C4 pozwala wysłać A4 bez zaginania
Nie każdą korespondencję można złożyć. Umowy, certyfikaty, świadectwa, projekty, dokumenty przetargowe czy materiały przeznaczone do archiwizacji często powinny dotrzeć do odbiorcy w płaskiej formie.
W takich sytuacjach stosuje się C4. Wymiary koperty C4 wynoszą 229 × 324 mm, więc standardowy arkusz A4 mieści się w niej bez składania.
Przy większej liczbie stron trzeba jednak zwrócić uwagę również na gramaturę papieru i pojemność konkretnej koperty. Sam odpowiedni format nie oznacza jeszcze, że kilkudziesięciostronicowy komplet dokumentów zmieści się wygodnie w każdym modelu C4.
B4 daje więcej miejsca na grubsze przesyłki
B4, czyli 250 × 353 mm, jest wyraźnie większa od C4. Może pomieścić dokumenty A4 wraz z dodatkowym zabezpieczeniem, grubszy komplet materiałów, cienką teczkę lub nawet kopertę C4.
Po taki rozmiar sięga się między innymi przy wysyłce katalogów, dokumentacji technicznej, zestawów materiałów szkoleniowych oraz większej liczby dokumentów przekazywanych jednemu odbiorcy.
Jeżeli zawartość jest ciężka, sztywna albo podatna na zgniecenie, sama większa koperta może jednak nie wystarczyć. Przy tego typu przesyłkach lepszą ochronę zapewniają kartony wysyłkowe dobrane do wielkości zawartości.
Gdzie mieści się format C6/C5?
Między popularnym DL a C5 występuje również format C6/C5, spotykany też pod oznaczeniem C5/6. Jego wymiary to 114 × 229 mm.
Jest nieco wyższy i szerszy od DL, dlatego daje więcej swobody przy pakowaniu arkusza A4 złożonego na trzy części. Firmy wykorzystują go między innymi w korespondencji seryjnej oraz systemach automatycznego kopertowania.
Przy zakupie dużej partii do urządzenia kopertującego nie należy jednak kierować się wyłącznie symbolem formatu. Maszyny mogą mieć własne wymagania dotyczące zakresu wymiarów, gramatury, rodzaju zamknięcia oraz położenia klapy.
Skąd biorą się wymiary kopert z serii C i B?
Rozmiary kopert nie powstały przypadkowo. System serii C opracowano tak, aby kolejne formaty odpowiadały typowym arkuszom serii A. Dzięki temu arkusz A4 pasuje do C4, A5 do C5, a A6 do C6.
Seria B jest większa. Koperta B4 ma więc więcej miejsca niż C4, B5 jest większa od C5, a B6 od C6. Taka różnica przydaje się wtedy, gdy do przesyłki trzeba dodać kolejną osłonę albo zawartość jest grubsza od pojedynczego arkusza.
Historycznie wymiary kopert serii C opisano w normie ISO 269. Obecnie przy zakupach biurowych znacznie ważniejsze od samego numeru normy jest sprawdzenie rzeczywistych wymiarów produktu oraz jego zgodności z drukarką, kopertownicą lub innym urządzeniem używanym w firmie.
Jaki format koperty najlepiej sprawdzi się w biurze?
Nie ma jednego rozmiaru, który zastąpi wszystkie pozostałe. W firmach wysyłających zwykłe pisma największe zużycie zwykle dotyczy DL. C5 przydaje się do ofert i materiałów, które można złożyć tylko raz, natomiast C4 pozwala zachować arkusz A4 w płaskiej formie. B4 warto mieć pod ręką do większych kompletów dokumentów.
Dobrym rozwiązaniem jest więc dobranie kilku formatów do rzeczywistych rodzajów korespondencji wysyłanej przez firmę, zamiast zamawiania jednego rozmiaru do każdego zastosowania.
Najczęściej zadawane pytania
Czy kopertę C5 można obsłużyć tą samą maszyną frankującą co DL?
Zależy to od konkretnego urządzenia. Wiele maszyn frankujących obsługuje kilka rozmiarów kopert, ale producent określa minimalną i maksymalną szerokość, długość oraz grubość przesyłki. Przed zakupem większej partii C5 najlepiej sprawdzić specyfikację używanego modelu.
Czy wysyłka C6 i DL kosztuje tyle samo?
Sam symbol koperty nie decyduje o cenie przesyłki. Operator bierze pod uwagę między innymi jej wymiary, masę, grubość oraz wybraną usługę. Dlatego dwie koperty różnych formatów mogą mieścić się w tej samej kategorii cenowej, jeśli spełniają jej wymagania.
Czy koperta B4 nadaje się do wysyłki pocztą?
Tak, ale przed nadaniem trzeba porównać jej wymiary i wagę po zapakowaniu z warunkami konkretnej usługi pocztowej lub kurierskiej. Szczególne znaczenie ma to przy grubszych katalogach oraz większych kompletach dokumentów.
Czy do kilku dokumentów A4 lepiej wybrać C4 czy B4?
Jeżeli chodzi o kilka standardowych kartek, C4 zwykle wystarczy. Przy znacznie większej liczbie stron, teczce, katalogu albo dodatkowym zabezpieczeniu wygodniejsza będzie B4. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko na długość i szerokość, lecz także na grubość gotowej przesyłki.
Czy każda drukarka biurowa drukuje na kopertach DL, C5 i C4?
Nie. Obsługiwane formaty zależą od konstrukcji podajnika i parametrów urządzenia. DL i C5 pojawiają się w specyfikacjach wielu drukarek biurowych, natomiast C4 wymaga już odpowiednio szerokiej ścieżki podawania papieru. Przed zadrukiem serii kopert najlepiej sprawdzić również dopuszczalną gramaturę i sposób ich podawania.
